Звіт 

про роботу трудового  архіву

за 2014 рік

1. Основні організаційні заходи

Трудовий архів приймає на зберігання документи  ліквідованих установ, підприємств та організацій  району.

У 2014 році прийнято  документи з виборів народних депутатів України в кількості 51 од. зб. справ з кадрових питань (особового складу), 31 од.  тимчасового зберігання та 43 од.зб. з кадрових питань (особового складу) від 6-ти ліквідованих підприємств району.

Усього нараховується 69 фондів, 4440 од.зб. справ з кадрових питань(особового складу).

  2. Забезпечення збереженості та державний облік документів

 У центрі уваги трудового архіву залишалися питання забезпечення збереженості документів  фондів архіву, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в трудовому архіві Обухівської районної ради  на 2014 рік та Порядок дій працівників архіву  на випадок пожежі.

Трудовий архів орендує приміщення в  Обухівській районній друкарні, ступінь заповнення стелажного обладнання – 100 %.

В 2014 році закуплено стелажне обладнання. Перевезено документи 69 фондів з архівного відділу райадміністрації. В трудовому архіві в 2014 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

Проведено ремонт 40 аркушів  в документах.

Підшито 40 справ.

Закартоновано 1660 справ.

Перевірено наявність та фізичний стан 1249 од.зб. (2 фондів).

Знепилено 4000 коробки, що становить 140 п.м.

Виготовлено та замінено 40 ярликів на коробках з документами.

Закартоновано справ  1660 справ 3 архівних фондів. Складено 2 аркуші та 2 акти перевіряння наявності та стану справ фондів.

Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 55 справ.

Внесено 60  записів  в Список фондів.

Внесено 60 записів в книгу обліку надходжень документів з особового складу.

Сформовано 6 справ фондів.

Оформлено 6 справ фондів:  пронумеровано120 аркушів, складено 6 аркушів внутрішнього опису.

Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

Загублені документи не значаться.

 В трудовому архівіі станом на 01.01.2015 зберігається  4440 од. зб. з кадрових питань ( особового складу) 69 архівного фонду, 31 од. зб. тимчасового зберігання.

 Надано 1 консультацію працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

5. Використання  інформації документів

 В 2014 році читальний зал архівного відділу відвідали 12 користувачів, які здійснили 12 відвідувань. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі була перевірка достовірності виданих довідок соціально-правового характеру

 В користування користувачам видавалася 100 справ 10 архівних фондів.

 Для покращення роботи із зверненнями громадян, регулярно направляються  інформаційні листи Пенсійному фонду про склад документів з особового складу, які зберігаються в архіві. На офіційному веб сайті поданий  список ліквідованих установ міста, також є пошта зворотного зв’язку за допомогою якої громадяни можуть отримати консультацію з  соціально-правових довідок.

Основною формою використання інформації документів в архіві  залишалося виконання  запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшло 94 запити. Виконано 94 запити. На особистому прийомі розглянуто 94 звернення громадян.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру – 94, у тому числі 94 - із позитивним результатом.. Більшість соціально-правових запитів виконано  про підтвердження прийняття, звільнення, переведення з посади на посаду громадян. Трудовим архівом в 2014 році виконано 40 запитів щодо підтвердження трудового стажу (у тому числі 1 – щодо участі в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС.

Трудовим архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян здійснюються наступні заходи: всі запити та заяви виконуються у встановлені терміни, переважно в строк від 1 до 7 днів; більшість відповідей у вигляді архівних витягів, архівних копій, архівних довідок, супроводжувальних листів до ксерокопій документів та листи про відсутність документів або відсутність потрібної інформації в документах видаються безпосередньо заявникам, в інші області та країни відповіді надсилаються поштою, прийом заяв, запитів від громадян і юридичних осіб проводиться щодня, з понеділка по п’ятницю, особистий прийом громадян начальником архівного відділу та видача архівних копій, витягів та довідок проводиться щотижня в середу і четвер.

Трудовим архівом надаються платні послуги.

Основна тематика соціально-правових запитів: підтвердження трудового стажу , заробітної плати для нарахування пенсії.

У 2015 році передбачається збільшення  запитів  соціально – правових запитів у зв’язку з надходженням документів з особового складу ліквідованих підприємств